Manuales administrativos y diagramas de flujo

Los manuales administrativos

¿Qué es un manual administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

¿Cuáles son los objetivos de los manuales?

• Presentar una visión de conjunto de la organización.
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
• Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
• Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

¿Cómo se clasifican los manuales?

Por su contenido 

se clasifican en:

• De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.
• De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
• De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
• De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, 

Por su naturaleza o área de aplicación

Microadministrativos: Son los manuales que corresponden a una sola organización. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.

Macroadministativos: Son los documentos que contienen información de más de una organización.

Mesoadministrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. El término mesoadministrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado. 

Por su contenido

De organización: Contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama misión y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un área específica incluyen la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.

De procedimientos: Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí para realizar una función actividad o tarea específica en una organización.

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el Organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos

a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. 

Por su ámbito:

• Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
• Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.

Ejemplos:

 Conclusión

Como último punto podemos concluir que los manuales administrativos nos proporcionan aspectos positivos por el hecho de contar con ellos, un gran problema con las pymes actualmente es que no se enfocan en la creación de los mismos, dejando pasar de esta manera, las muchas ventajas y beneficios que nos brindan al tenerlos en una organización.
Nos damos cuenta que dichos manuales tienen una gran importancia, porque son instrumentos útiles en la capacitación del personal, aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo y por lo tanto, evitan conflictos entre los diversos puestos que existen en la empresa, ya que todas las responsabilidades y objetivos a seguir se encuentran determinados por escrito, haciendo más eficiente al personal dentro de la organización.

 Diagramas De Flujo

Definición

El Diagrama de flujo es la representación grafica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución; en pocas palabras es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo

Los diagramas de flujo son medios gráficos que sirvan principalmente para:

a) Describir las etapas de un proceso y entender cómo funciona

b) Apoya al desarrollo de los métodos y procedimientos

c) Dar seguimiento a los productos (bienes o servicios) generados por un proceso.

Simbología

Los símbolos que se utilizan para diseño se someten a una normalización, es decir, se hicieron símbolos casi universales como a continuación se muestran

Tipos de diagramas de flujo

 Contenido y uso

• La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas.

• Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.

• Símbolo del documento debe de contener el nombre original de la forma que se utilice.

• El símbolo del conector puede ser numérico o alfanumérico.

• Cuando existe una gran canti

dad de conectores, es conveniente designar un color al símbolo.

 Ejemplos de diagramas de flujo  

Conclusión

El diagrama de flujo es un esquema para representar gráficamente el algoritmo, el diagrama de flujo se basa en la utilización  de diversos símbolos para representar operaciones especificas